FAQ Arsitektur SAKIP-AI & Ingest Dokumen

Kumpulan pertanyaan yang sering muncul dari instansi pada saat sosialisasi, dengan fokus pada arsitektur dan keamanan penyambungan dokumen ke sistem evaluasi SAKIP berbasis AI. Halaman ini melengkapi Gambaran Umum Sistem — di sini penekanannya pada bagaimana dokumen instansi terhubung secara aman, siapa yang mengoperasikan, dan apa yang bisa/ tidak bisa dilihat instansi.

Peran & Tujuan

Siapa yang mengoperasikan SAKIP berbasis AI? Sistem evaluasi berbasis AI dioperasikan hanya oleh asesor KemenPANRB (dibantu UI-CSGAR). Instansi pemerintah yang dievaluasi tidak mengoperasikan sistem; perannya cukup menyediakan dokumen melalui folder penyimpanan masing-masing.

Apa tujuan menyambungkan folder dokumen instansi? Agar dokumen dapat dibaca langsung secara online oleh sistem AI KemenPANRB tanpa perlu menyalin/menggandakan berkas. Dengan begitu dokumen tetap berada di server instansi dan storage pusat menjadi hemat karena sistem hanya membaca dari sumbernya.

Siapa yang membaca dokumen instansi? Yang membaca adalah asesor, dengan memanfaatkan model AI sebagai alat bantu (tool) — bukan AI yang menggantikan peran asesor.

Apakah pihak yang membaca dokumen perlu menandatangani NDA? Pada dasarnya tidak perlu. Pihak yang membaca dokumen (asesor) mewarisi privilege/kewenangan dari proses evaluasi SAKIP yang sudah berjalan; hanya asesor yang membaca dokumen dan AI hanya digunakan sebagai alat bantu — serupa dengan praktik pada ESR.

Menyambungkan Folder Dokumen

Bagaimana cara instansi memberikan dokumen yang diminta? Instansi cukup membagikan (share) folder dokumen di server masing-masing melalui metode WebDAV atau SFTP. Bila belum siap, tersedia jalur transisi sementara melalui Google Drive.

Apakah perlu jaringan intra-pemerintah untuk menyambungkan folder? Tidak perlu. Mengingat belum semua instansi—terutama di daerah—memiliki jaringan khusus, koneksi cukup memakai protokol terenkripsi HTTPS atau SFTP, sebagaimana yang sudah digunakan pada ESR KemenPANRB.

Apakah dokumen yang sudah diunggah ke ESR bisa langsung dijadikan sumber folder? Secara teknis bisa, tetapi harus melalui proses persetujuan dari Deputi Bidang Reformasi Birokrasi, Akuntabilitas Aparatur dan Pengawasan.

Setelah proses evaluasi selesai, apakah folder dapat diputus? Bisa. Namun untuk periode evaluasi berikutnya, folder perlu disambungkan kembali. Karena itu, disarankan untuk tidak memutus sambungan folder agar tetap siap dipakai untuk keperluan evaluasi di masa mendatang.

Pemrosesan Dokumen oleh AI

Bagaimana AI akan memproses dokumen instansi? Instansi cukup menempatkan ("cemplungkan") seluruh dokumen ke folder masing-masing yang sudah tersambung. Selanjutnya AI yang akan membaca, menganalisis, dan merapikannya secara otomatis.

Bagaimana jika ada dokumen yang kurang atau perlu diperbarui? Cukup tempatkan dokumen ke folder yang sudah tersambung via WebDAV atau SFTP di server storage masing-masing, maka AI akan menindaklanjutinya tanpa langkah tambahan.

Di mana proses analisis oleh AI dijalankan? Di server milik KemenPANRB yang berlokasi di dalam negeri.

Apakah AI SAKIP menggunakan AI cloud seperti ChatGPT atau Gemini? Tidak. AI SAKIP menggunakan model AI open source, bukan layanan AI cloud pihak ketiga.

Apa model open source AI yang digunakan? Gabungan beberapa model open source, seperti Qwen, Gemma, dan DeepSeek.

Status, Konfirmasi & Dashboard

Bagaimana mengetahui folder sudah tersambung dan dokumen sudah dirapikan? Melalui konfirmasi manual dari tim SAKIP KemenPANRB yang dibantu UI-CSGAR, atau melalui dashboard statis yang diperbarui secara berkala — bersifat satu arah, tidak real-time, tidak interaktif, dan hanya menampilkan ringkasan (bukan detail).

Bagaimana instansi tahu pembaruan dokumen sudah ditindaklanjuti AI? Bisa ditanyakan ke asesor, atau dipantau melalui dashboard statis yang diperbarui secara berkala (sekitar satu jam sekali).

Di mana dashboard statis dapat diakses? Di internet secara publik pada domain *.gov3.id, dengan singkatan nama instansi sebagai subdomain. Singkatan tersebut diadopsi dari nama domain portal resmi instansi masing-masing.

Apakah dashboard statis memerlukan login khusus? Tidak perlu. Dashboard dapat diakses secara publik melalui internet.

Apakah dashboard memuat informasi sensitif tentang dokumen instansi? Tidak. Dashboard hanya memuat nama berkas dan statusnya (misalnya sudah/belum dapat dibaca, daftar dokumen sudah lengkap/belum) — informasi seputar proses, bukan substansi isi dokumen.

Hasil Evaluasi & Komunikasi dengan Asesor

Bagaimana cara instansi mendapatkan hasil evaluasi? Hasil evaluasi akan diberikan oleh KemenPANRB melalui portal resminya.

Apakah instansi dapat memantau proses evaluasi yang sedang berjalan? Hanya jika aksesnya dibuka oleh asesor. Sebagai alternatif ringan, ringkasan proses dapat dipantau melalui dashboard statis yang diperbarui berkala sesuai jadwal.

Apakah ada jalur komunikasi antara instansi dan asesor? Ada, melalui email. UI-CSGAR akan menyediakan email khusus untuk keperluan komunikasi ini.

Apakah respons asesor dapat dipantau via dashboard statis? Hanya jika asesor memutuskan untuk memperbarui dashboard, dan hasilnya pun baru terlihat setelah melewati jadwal pembaruan periodik.